Tủ nhập khẩu về bị hư hỏng, thiếu nguyên bộ? Xây dựng tệp bằng chứng giao hàng

Nếu tủ nhập khẩu được giao đến với bao bì bị hư hỏng, thiếu hụt hoặc có bộ phận bị hư hỏng, hãy ghi lại những gì được giao trước khi tách bằng chứng ra khỏi lô hàng. Giữ số lượng đơn vị giao hàng, nhận dạng thùng carton và các bộ phận tủ riêng lẻ được kết nối trong một tệp khác biệt. Thông báo kịp thời cho nhà cung cấp liên quan và người liên hệ vận chuyển, đồng thời kiểm tra quy trình áp dụng cho lô hàng thực tế. Hướng dẫn này giúp sắp xếp bằng chứng; nó không quyết định trách nhiệm pháp lý, đưa ra thời hạn yêu cầu bồi thường chung hoặc hứa hẹn bồi thường.

Phân biệt ba điểm khác biệt

Một pallet bị thiếu, một thùng carton bị thủng và một bản lề bị thiếu là những mô tả không thể thay thế cho nhau. Bắt đầu với thiết bị vật lý bị ảnh hưởng, sau đó kết nối nó với đơn hàng. Tránh quy kết nguyên nhân trước khi kiểm tra hồ sơ vận chuyển và đóng gói.

Sự phân biệt này rất hữu ích ngay cả khi có nhiều vấn đề xảy ra cùng nhau. Một lô hàng có thể chứa thiếu hụt hàng hóa và câu hỏi xác định bộ phận riêng biệt. Việc cung cấp cho mỗi số báo một dòng riêng sẽ tránh làm mất đi một phần nhỏ nhưng cần thiết bên trong báo cáo chung về “tủ bị hỏng”.

Khi giao hàng: đếm, mô tả và lưu giữ bối cảnh

Giải pháp Chuỗi Cung ứng của UPS yêu cầu người nhận đếm hàng hóa, ghi lại những hư hỏng hoặc thiếu hụt rõ ràng vào hồ sơ giao hàng, bảo quản bao bì và bảo vệ hàng hóa khỏi bị mất mát thêm. Hướng dẫn của nó cũng kết nối thông báo với các điều khoản áp dụng. Đây là hướng dẫn dành cho nhà cung cấp đó, không phải tự động là điều kiện của mỗi lần giao tủ. Xem lạihướng dẫn khiếu nại hàng hóa gốc của UPScùng với chứng từ vận tải của riêng bạn.

Hướng dẫn nhận hàng dành riêng cho từng tủ của Cabinet Joint bổ sung thêm các chi tiết thực tế hữu ích: chụp ảnh các pallet và gói hàng rời, chụp nhãn của chúng, đối chiếu số lượng giao hàng và kiểm tra bao bì bên ngoài. Định dạng nhãn và hướng dẫn giải nén dành riêng cho sản phẩm thuộc về hệ thống phân phối của riêng nó; không áp dụng chúng cho một lô hàng không liên quan. Xem nóhướng dẫn nhận.

Viết một quan sát cụ thể hơn là một kết luận. Một mục minh họa là:“Gói P18: góc bên phải được nén rõ ràng; nhãn được chụp ảnh; nội dung chưa được kiểm tra.”Điều đó rõ ràng hơn “lỗi nhà máy” khi chưa xác định được nguyên nhân. Giữ một bản sao của chứng từ giao hàng có ghi chú thực tế. Đừng ký vào một tuyên bố mà bạn biết là không chính xác.

Nếu tải có vẻ không ổn định hoặc không an toàn để xử lý, hãy giữ mọi người rõ ràng và liên hệ với nhà điều hành giao hàng. Không trèo lên hoặc tháo dỡ một đống không an toàn chỉ để chụp ảnh. Việc chấp nhận hoặc từ chối giao hàng phải tuân theo hướng dẫn thực tế của nhà vận chuyển và nhà cung cấp; không có quy tắc chung “luôn từ chối hàng hóa bị hư hỏng” trong hướng dẫn này.

Sau khi giải nén: giữ nguyên kết nối giữa các thùng carton

Sử dụng chuỗi ảnh riêng cho từng mặt hàng bị ảnh hưởng: toàn bộ gói hàng, nhãn có thể đọc được, bảo vệ bên trong, toàn bộ thành phần và cận cảnh vấn đề. Nếu quá trình giải nén đã bắt đầu, hãy ghi lại những gì đã quan sát được và những gì không còn nữa. Không tái tạo lại bằng chứng còn thiếu hoặc mô tả tình trạng gói hàng không được nhìn thấy là sự thật.

Cung cấp cho vấn đề một tài liệu tham khảo ổn định, chẳng hạn nhưSố D03 / Bếp B07 / mặt trước ngăn kéo. Đây là quy ước nộp đơn mẫu, không phải mã theo dõi VSME. Sử dụng cùng một tham chiếu trong tên tệp hình ảnh, bảng khác biệt và thư từ. Ghi lại xem bộ phận đó đã được lắp ráp, cắt, lắp đặt hay thay đổi kể từ khi giao hàng hay chưa.

Trong trường hợp một mặt hàng dường như bị thiếu, hãy kiểm tra các mục trong danh sách đóng gói có liên quan và các thùng carton liên quan trước khi kết luận rằng nó chưa được vận chuyển. Yêu cầu nhà cung cấp xác định vị trí gói hàng dự định của họ. Việc đếm toàn bộ pallet không thể chứng minh rằng mọi thành phần riêng lẻ đã được tìm thấy.

Xây dựng file đánh giá, không chỉ là tin nhắn ảnh

FedEx Freight liệt kê các hóa đơn, báo cáo ước tính sửa chữa hoặc báo cáo không sửa chữa, ảnh hàng hóa bị hư hỏng, phiếu đóng gói và đơn đặt hàng trong số các tài liệu có thể hỗ trợ khiếu nại hàng hóa. Nó cũng yêu cầu người khiếu nại giữ lại bao bì gốc trong khi khiếu nại chưa được giải quyết. Của nótrang khiếu nại hàng hóamô tả quy trình của dịch vụ đó; cả các quy định về tính đủ điều kiện cũng như các mốc thời gian của nó đều không nên được áp dụng vào hợp đồng mua bán VSME.

Đối với hồ sơ đánh giá nội các, hãy tập hợp tài liệu tham khảo về lô hàng, tài liệu tham khảo về đơn hàng, biên bản giao hàng, danh sách đóng gói, ảnh từng vấn đề và lịch trình thành phần bị ảnh hưởng. Thêm ngày mỗi bên được thông báo và mọi tài liệu tham khảo trường hợp nhận được. Giữ bản gốc và tác phẩm khỏi bản sao khi thêm nhãn hoặc chú thích.

Hỏi ai đang điều phối việc đánh giá nhà cung cấp, yêu cầu vận chuyển và bất kỳ thông báo bảo hiểm nào. Việc thừa nhận một báo cáo không phải là sự thừa nhận trách nhiệm hoặc chấp thuận người thay thế. Trước khi loại bỏ bao bì, tiến hành sửa chữa hoặc lắp đặt bộ phận bị ảnh hưởng, hãy lấy hướng dẫn liên quan và lưu giữ bằng chứng theo yêu cầu của quy trình thực tế. Khi cần hành động để ngăn ngừa thiệt hại thêm, hãy ghi lại tình trạng và liên hệ với các bên chịu trách nhiệm để được hướng dẫn.

Giữ độ phân giải tách biệt với quan sát ban đầu

Thêm phần thứ hai vào bảng chênh lệch để có kết quả đã thống nhất: kiểm tra thêm, xác định vị trí một mặt hàng được đóng gói riêng, đánh giá sửa chữa hoặc thay thế được xác định cụ thể. Ghi lại ai đã xác nhận nó, những bộ phận nào được bao gồm và công việc giao hàng hoặc lắp đặt nào vẫn chưa được giải quyết. Để lại những điểm còn tranh cãi thay vì thay thế quan sát ban đầu bằng một giả định.

Đối với đơn hàng VSME,gửi tài liệu tham khảo về đơn hàng và lô hàng kèm theo tệp khác biệtđể xem xét từng trường hợp cụ thể. Hướng dẫn này không tạo ra chính sách bảo hành mới hoặc thay thế miễn phí. Trước chuyến hàng tiếp theo, hãy sử dụngkiểm tra tủ trước khi giao hàngđể cải thiện các hồ sơ sẽ đi kèm với hàng hóa. Càng rộng hơnDanh sách kiểm tra nhập khẩu của Hoa Kỳbao gồm các trách nhiệm trước khi khởi hành, thay vì nhiệm vụ chứng minh ở giai đoạn giao hàng này.

Hướng dẫn mua hàng VSMEHOME gốc. Các trang của nhà cung cấp được xem xét vào ngày 5 tháng 9 năm 2026. Ví dụ chỉ là giả định và các điều khoản dành riêng cho từng lô hàng sẽ chi phối quy trình thông báo và yêu cầu bồi thường thực tế.